如何養成機關員工保密習慣

前言

機關會發生洩密事件，常肇因個人保密、保防觀念不足，致一時疏忽，而使重要資訊外流。至於保密工作能否作到滴水不漏，重點除在於預防工作是否完善落實外，養成良好保密習慣，更是杜絕機密資訊外洩的不二法門。在保密工作上，除應在自己工作崗位上兢兢業業外，對本身所承辦或接觸的業務，更應養成保密的習慣。因此不能說的事，就應守口如瓶，否則一旦機密外洩，不但違法失職，造成民眾對機關的不信任，更甚者尚需承擔法律刑責。至於如何養成機關員工保密習慣，建議可從下列方向努力：

一、文書作業方面

（一）重要應秘密事項，應儘量避免書寫於便條紙或桌曆上，致造成洩密。就本會同仁的業務性質而言，部分工作雖然稱不上是「公務機密」，但也不宜讓外人知道太多，以免滋生無謂的困擾。

（二）具機密性之廢棄文稿應隨手以碎紙機銷毀，切勿逕交清潔工清運，因而造成機密資料外流。

（三）傳真機密文件前，應先連絡好收件人等候於傳真機旁，直到傳送完成為止，以避免文件遭他人截走，並確認傳送號碼無誤，防止誤傳洩密；傳送後應再打電話確認對方已收到。

（四）具機密性之廢棄文稿應隨手銷毀；影印重要文件如遇夾紙應取出銷毀，印壞部分亦須帶走。 

二、資訊作業應注意保密事項

（一）個人電腦務必設定密碼保護，並定期變更密碼；營幕保護裝置亦應設定密碼保護，以防範短時間離座遭人窺探畫面內容。

（二）透過內部網路做檔案資源分享時，應妥慎審核資訊內容是否涉及公務機密，若然，則應加設密碼管制。

（三）各種經常使用的密碼，例如E-Mail帳號、業務系統密碼等，切勿使用「懶人密碼」，或書寫於紙上並黏貼於電腦旁；更應避免利用各種作業系統（如Windows）內建「自動記憶密碼」，否則即失去密碼保護之意義。

 三、日常生活應注意保密事項

日常生活中較容易洩漏的機密資料，應屬個人資料，雖與機關業務無關，但如平日即有保密觀念，並養成保密習慣，亦能防止業務機密外洩。

（一）陌生人以問卷調查、郵寄資料等藉詞或電話詢問相關資料時，應特別留意並查證對方身分，勿輕率告知。

（二）個人擬廢棄信件、單據、資料等物件，勿以垃圾處理，以免外流。

（三）每日應檢視信箱，重要信函如信用卡帳單、電話、網路連線費用帳單應隨時收取，以免被有心人截獲做其他運用。

（四）對外公開的資料，如個人名片、停車留言板等登錄資料，不宜太過詳細，以免洩漏個人資料。 

（五）在無法確定網站是否有保密安全機制下，勿任意上網登錄個人重要應秘密資料，以免資料遭截取被移作其他用。

結語

保密工作是整體性、全面性的，其目的乃在防止洩密事件的發生，故保護國家機密實為現代國家每一個國民應有之責任，更是身為公務員必要的基本義務與道德修養，且機密維護亦為經常性、持續性之工作，不容稍有疏忽或鬆懈，惟有確實貫徹執行各項保密措施，恪遵個人保密規定，做到「人人保密」、「時時保密」，以提高保密警覺，養成良好保密習性，加強保密防護措施，落實保密安全檢查，使我們的保密工作做到萬無一失，才能維護國家機密及機關公務機密，也惟有人人提高警覺、落實全民保防要求，國家的利益和安全才得以確保，國人才能永享自由民主生活。